Die gesetzlichen Anforderungen für eine GoBD konforme Software
Veröffentlicht am 31.05.2019
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Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GOB) bilden in Deutschland die allgemein gültigen Richtlinien der Buchhaltung. Kernpunkte sind die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit aller gebuchten Geschäftsvorfälle sowie die Pflicht der Archivierung der Dokumente. Das Finanzministerium Deutschlands gab im Jahr 2014 die GOBD heraus – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“

Damit werden die traditionellen Grundsätze der Buchführung auf das Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung ausgeweitet. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass sie nur GoBD konforme Finanzmanagement Software nutzen.

GoBD konforme Software - was muss sie leisten

Eine GoBD konforme Finanzmanagement Software muss sicherstellen, dass die Finanzbehörde sich in einem angemessenen Zeitraum einen vollständigen Überblick über die geschäftlichen Transaktionen eines Unternehmens verschaffen kann. Sie muss also die erfassten Daten in einer für das Finanzamt lesbaren Form speichern. Gleichzeitig sind alle Informationen vor dem unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen. Alle elektronisch verarbeiteten Dokumente müssen im Original, also digitalisiert, archiviert werden.

10 Kriterien für eine GoBD-konforme Software

1. Aufbewahrung
Die Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten in der Buchhaltung gelten auch für digitale Belege. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Datenträger mit üblichen Verfahren ausgelesen werden können.


2. Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle sind vollständig zu erfassen. Zusammengehörige Dokumente müssen miteinander verknüpft werden.


3. Unveränderbarkeit
Die Software muss sicherstellen, dass alle Buchungen unverändert dargestellt werden. Ein Löschen von fehlerhaften Vorgängen ist nicht erlaubt. Notwendige Änderungen sind zu dokumentieren.


4. Verlustschutz
Nutzer der Software dürfen keine Informationen löschen, auch nicht versehentlich. Alle Medien sind vor Verlust oder Zugriff von außen zu schützen.


5. Nachvollziehbarkeit
Auch die elektronische Datenverarbeitung muss es Dritten erlauben, alle Geschäftsvorfälle nachzuvollziehen. Keine Buchung darf ohne (digitalen) Beleg erfolgen, jede Eingabe muss protokolliert werden.


6. Auffindbarkeit
Genutzte Sachkonten, Auswertungen sowie Buchungen selbst sind sorgfältig zu bezeichnen. Such- und Filterfunktionen erleichtern Anwendern und Prüfern die Arbeit.


7. Ordnung
Im Rechnungswesen sind alle Geschäftsvorfälle geordnet zu erfassen, dass betrifft die Buchungssystematik, die Sachkonten und auch die zeitliche Reihenfolge.


8. Zeitnahe Erfassung und Buchung
Alle Buchungen müssen regelmäßig und innerhalb weniger Tage erfolgen.


9. Verfahrensdokumentation
Die GoBD konforme Finanzmanagement Software sollte eine Verfahrensbeschreibung aller Vorgänge enthalten. Buchungsrichtlinien, Abkürzungsverzeichnisse und Sachkontenrahmen ergänzen eine sorgfältige Dokumentation.


10. Schnittstelle zum Finanzamt
Eine gute Software bietet eine Schnittstelle zum Buchhaltungssystem des Steuerberaters und erlaubt auch die Erzeugung einer GOBD-Ausgabedatei.

Selbstverständlich bietet Fimans eine zertifizierte branchenunabhängige GoBD konforme Finanzmanagement Software, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Gerne beraten wir Sie ausführlich! 



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